Members Area – Algemene Ledenvergaderingen

Notulen Algemene LedenVergadering De Volewijckers 28-3-2022

Aanwezig vanuit het bestuur: Casper van der Meer (voorzitter), Jaap Derriks (wedstrijdsecretaris en ledenadministratie), Roy Zijnen (materiaal en zalenreservering), Erik Schoe (penningmeester en notulist); Ivonne van Leeuwen was wegens ziekte verhinderd.

Overige aanwezige leden: Madelon Boeye, Jantine Danes, Carolien Eelen, Tim Gubner, Marieke Grosjean, Dolf Houthuijzen, Tim Hudson, Gerrit Kooyman, Leslie en Sonny López (beiden komen tijdens punt 5 en vertrekken bij punt 9), Hammadi el Moussati (telefonisch, enkel bij agendapunt 7), Trudie Nieuwendijk

1) Opening (om 19.45 uur)

Casper heet de aanwezigen welkom. Hij wijst er in zijn welkomstwoord op dat dit zijn eerste Algemene LedenVergadering (Verder te noemen: ALV) als voorzitter is en dat het bestuur streeft naar een niet te lange bijeenkomst gevolgd door een gezellige ontmoeting met drankje met hapje op kosten van de vereniging.

2) Mededelingen

Geen.

3) Post

a) Deelnemen aan toernooien georganiseerd door andere verenigingen is een leuke manier om kennis te maken met het deelnemen aan competitiewedstrijden, vertelt Erik. Het is ook heel gezellig om met een groepje een dagje de provincie in te trekken en een daar in een zaal met onze sport bezig te zijn. Voortaan zal het bestuur uitnodigingen voor toernooien doorsturen naar de leden.

b) Competitiespelers moeten van Jaap voortaan behalve het papieren formulier ook het digitale wedstrijdformulier invullen. Dat bespaart hem anderhalf uur administratief werk per week. Na de zomer is het invullen van het digitale wedstrijdformulier ook door de bond verplicht en vervalt het papieren formulier.

c) Jaap roept de leden die volgend seizoen competitie willen spelen, om zelf voor de zomer met voorstellen voor de teamsamenstellingen te komen.

4) Notulen ALV 10-3-2021

Naar aanleiding van vragen van Dolf vertelt Tim Hudson dat hij onze website heeft gebouwd en dat hij zorgdraagt voor het technische beheer. (De notulist voegt daar nog aan toe dat Erik Schoe zorgdraagt voor de inhoud van de website.)

Vervolgens worden de notulen vastgesteld.

5) Ledenlijst en mutaties

Sinds de vorige ALV is het ledental gestegen van 39 naar 48 leden.

6) Algemeen jaarverslag

Casper wijst erop dat het voorliggende verslag niet betrekking heeft op het afgelopen verenigingsjaar (dat loopt van 1-7-2020 tot 1-1-2021), maar op de periode 10-3-2021 tot eind maart 2022. Het voorafgaande jaarverslag besloeg ongeveer anderhalf jaar en liep tot maart 2021, omdat de coronapandemie het eerder doen plaatsvinden van een offline ALV onmogelijk had gemaakt. Daarom moest het bestuur uiteindelijk kiezen voor een online ALV in maart 2021. Door de coronapandemie veranderden de mogelijkheden steeds, waardoor het een rommelig jaar was.

De belangrijkste ontwikkeling was een aanzienlijke groei van het ledental. Het bestuur beoogt nog enige verdere ledengroei en streeft daarbij naar een optimale verdeling van leden over de drie avonden waarop wekelijks een zaal beschikbaar is. Meer hierover is te vinden in het algemeen jaarverslag.

Atlan en het bestuur proberen de trainingen wat meer op techniek toe te spitsen. Geprobeerd wordt om aan nieuwe leden zo snel mogelijk de basistechnieken bij te brengen.

Begin december 2021 traden Robert Vorstman en Tim van Wielink toe tot de kascontrolecommissie, die daarmee na twee jaar weer op sterkte is gekomen. Hammadi el Moussati was sindsdien het enige lid van deze commissie.

Vanaf de eerstvolgende ALV zal het algemeen jaarverslag weer betrekking hebben op het verenigingsjaar.

7) Financiën

Erik vertelt dat er een jaar geleden een structureel tekort was van € 2.010, oftewel dertig procent van de inkomsten: € 1.238 (het tekort op de lopende begroting) + € 772 (de zaalhuur voor de maandagen (die vorig jaar nog door United Oost is betaald, een eenmalige meevaller). Het bestuur heeft de volgende aanpak van dit probleem gekozen: bezuinigingen, ledengroei en contributieverhoging.

Bezuiniging op uitgaven is gerealiseerd door de zaalhuur te halveren van vier naar twee uur op de dinsdagen waarop geen contributie wordt gespeeld, en door tijdens de schoolvakanties geen zalen meer te huren. Hiermee zal ruim € 500 per jaar worden bespaard. In de begroting voor het lopende verenigingsjaar – opnieuw met slechts minimale bedragen voor verenigingsactiviteiten (denk aan toernooien, activiteiten om nieuwe leden zich thuis te laten voelen in de vereniging, geen geld voor training van trainers, geen post ‘onvoorzien’) en aanschaf van materialen – is een exploitatietekort van € 609 voorzien. Een eventueel toekomstig overschot zou ook de financiële ruimte creëren voor dergelijke uitgaven.

Ledengroei is sinds de voorgaande ALV aangepakt door een commissie bestaande uit Tim Hudson, Trudie, Casper en Erik. Sindsdien is het ledental met 23 procent (van 39 naar 48) gestegen. Het ledental was niet alleen vanuit financieel oogpunt onvoldoende, maar was ook onvoldoende groot om de bestuurlijke en organisatorische activiteiten te kunnen waarborgen: het vervullen van de bestuurlijke vacature voor een voorzitter heeft anderhalf tot twee jaar gekost, de kascommissie 2020-2021 was al bij de instelling ervan onderbemand en ook het op sterkte krijgen van de kascommissie 2021-2022 heeft moeite gekost.

Contributieverhoging is op 10-3-2021 door de ALV vastgesteld (een contributieverhoging van € 10 vanaf verenigingsjaar 2021-2022). Onze begroting vertoont een tekort van ruim € 609. Om de begroting sluitend te krijgen stelt het bestuur voor om onze contributie met € 15 te verhogen vanaf 2022-2023. Hiermee komen de tarieven op € 185 (voor degenen die competitie spelen) en € 130 voor recreanten. Recreanten betalen bij TTV Diemen € 25, bij US € 30 en bij Tempo-Team € 35 meer dan zij daarmee bij ons zouden betalen. Na de voorgestelde contributieverhoging zijn onze tarieven dan ook nog steeds een stuk lager dan die van de drie meest nabijgelegen verenigingen. De ALV stemt unaniem in met de voorgestelde contributieverhoging van € 15,- per verenigingsjaar.

8) Kascommissie

Erik vertelt dat hij in december de bankafschriften, de balans, de staat van baten en lasten en de begroting in concept aan de kascontrolecommissie heeft voorgelegd. Op 20-12-2021 is hij met de kascommissie online bijeengekomen en zijn de stukken besproken.

Via een Whatsapp-bericht aan de penningmeester laat Hammadi tijdens de vergadering desgevraagd weten dat hij door een misverstand vanavond niet fysiek bij de ALV aanwezig is. Ook laat hij langs deze weg, en vervolgens via een directe telefonische verbinding op de luidspreker, aan de ALV weten dat dat de kascommissie de balans en de staat van baten en lasten heeft onderzocht en deze goedkeurt.

Daarop keurt de ALV het financieel jaarverslag, de rekening en verantwoording goed. (Statutair strekt deze het bestuur tot décharge voor alle handelingen, voor zover die uit de jaarstukken blijken.)

9) Materiaal

Een tafeltennistafel in de Wethouder Verheijhal is defect en lijkt te repareren. Daarover zijn al diverse meldingen gedaan bij de beheerders van deze sporthal. Dit is een urgent probleem, omdat we deze tafel nodig hebben. Roy gaat ervoor zorgen dat we zo snel mogelijk weer deze tafel kunnen gebruiken.

De rekjes bedoeld om ballen tegen te houden zijn in slechte staat. Roy stelt niet te weten bij wie hij dit moet aankaarten. Jaap vertelt dat dit Sportverhuur is. Roy zegt dat hij daarvan nooit antwoord op een meldingen over de verlichting heeft gekregen. Jaap reageert dat hij Sportverhuur dan moet bellen. Roy stelt dat hij niet door Sportverhuur en/of de beheerders op de hoogte wordt gehouden. Hij wil de beheerders als aan spreekpunt houden. Carolien biedt zich aan om voor een spoedige oplossing voor beide kwesties te zorgen. Roy gaat ervoor zorgen dat hiervoor snel oplossingen komen.

Er zijn nieuwe ballen nodig, wordt opgemerkt. Roy gaat deze aanschaffen.

Dolf stelt dat alle bouten van de tafels los zitten en stel voor om deze zelf als vereniging maandelijks aan te draaien. Daarvoor kopen we twee sleutels die voortaan in de kast zullen worden bewaard.

10) Bestuur

Jaap vertelt dat hij per 30-6 zal aftreden als wedstrijdsecretaris en ledenadministrateur. Hij is bereid een opvolger zo lang als nodig is in te werken, met een maximumduur van zes maanden.

Ook is iemand nodig die de verantwoordelijk wordt voor het ’s donderdags openen van de zaal, opstellen van de tafels en aan het einde weer afsluiten van de zaal.

Ook Ivonne heeft besloten per 30-6 af te treden als secretaris van het bestuur.

Voor elk van beide functies heeft de vereniging een opvolger nodig. Het bestuur gaat op zoek naar kandidaten voor deze functies.

11) Rondvraag en afsluiting

Madelon vertelt dat zij elke keer graag gedurende minimaal een kwartier les van de trainer zou willen krijgen. Er wijst erop dat de zaal ’s maandags gedurende zes kwartier wordt gehuurd en dat er vaak zestien leden naar de training komen.

Trudie vraagt of de mogelijkheid kan worden gecreëerd om de contributie maandelijks te voldoen. Erik vertelt dat het bestuur al heeft besloten om op korte termijn de mogelijkheden en regels voor het voldoen van de contributieverplichting nader te beschouwen. Haar verzoek zal dan ook aan de orde komen.

Jantien vertelt dat zij niet meer enkel met Rinus een duoteam wil vormen, omdat geen van beiden over een auto kan beschikken.

Casper sluit de vergadering. Daarna hebben vrijwel alle aanwezigen in de kantine op kosten van de vereniging genoten van een gezellige ontmoeting met drankje met hapje.